Vitral · Governança Operacional Aplicada

Sua empresa cresceu.
A estrutura, não.

O faturamento subiu, e o dono virou o gargalo da própria operação. Eu entro para inverter essa ordem: diagnóstico, processo, gestão de projeto e, só então, a ferramenta. Engenharia, indústria e serviços.

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−50%de atrasos com macroprocesso
80→40%de retrabalho com POP
+30%em vendas com dashboard
15projetos entregues
Método

A ordem certa é o que faz o resultado se sustentar

A maioria das consultorias começa pela ferramenta. Eu começo pelo diagnóstico. A sequência abaixo é a mesma em todos os projetos, e nenhum deles pula a primeira etapa.

1

Diagnóstico

Raio-X Operacional: levantamento da operação real, entrevistas por área, score IMO e gargalos com custo estimado em reais.

2

Processos

Mapeamento AS-IS e redesenho TO-BE em BPMN com raias por papel, matriz RACI, handoffs definidos e POPs descritivos.

3

Gestão de projeto

Sprints semanais, roadmap por fase, validação formal a cada entrega e rituais de acompanhamento com o decisor.

4

Ferramenta

Só depois que o processo existe: implementação no sistema em que a equipe já trabalha, com treinamento e indicadores.

Responsabilidade por papel, nunca por nome

Todo documento referencia cargos e funções, para que a estrutura sobreviva à troca de pessoas.

Toda perda é quantificada

Gargalo sem custo estimado não vira prioridade, vira opinião.

Sistema vivo, não relatório

O processo é implantado onde a equipe trabalha, não em um documento que ninguém abre.

Projetos

Projetos entregues

Quinze projetos em engenharia, construção, indústria e serviços. Cada card descreve o contexto, o que foi feito e o que mudou. Clique para ver os entregáveis e as imagens do trabalho.

Construção civil

Construtora residencial com ~40 obras em carteira

8 semanasSprint semanal

Obras com financiamento por medição, pedidos de material por WhatsApp e cronograma sem datas. O projeto organizou a operação ponta a ponta: da entrada comercial à execução da obra.

Entregáveis

O que foi entregue

  • EAP da obra padrão em 9 fases, 68 etapas, com peso de avanço físico por fase
  • Planejamento em três horizontes: fases → plano de médio prazo com restrições → programação semanal
  • Macroprocesso de compras com três caminhos por tipo de fornecedor e mapa de cotação
  • Funil de documentação e licenciamento em 12 etapas e 4 fases
  • Diagnóstico dos quadros existentes (607 cartões sem responsável ou prazo)
  • Arquitetura de sistema por setor: Comercial, Obras, Suprimentos, Documentação e Gestão, com automações entre eles
A obra passou a ser um card que atravessa a linha de produção, com dono e prazo em cada etapa.
Engenharia de combate a incêndio

Escritório de projetos e instalação junto ao Corpo de Bombeiros

Programa de GovernançaEm andamento

Fundador preso ao operacional: cada proposta levava mais de uma semana e exigia deslocamento do dono. Sem pós-venda estruturado, apesar de o serviço gerar renovações recorrentes.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Kickoff de extração com auditoria de agenda, teste da ausência e anatomia do gargalo
  • Macroprocessos mapeados: comercial, atualização de projeto e projeto novo, com prazos reais
  • Processo nº 1 redesenhado: Proposta, do levantamento ao envio
  • Arquitetura completa de sistema em quatro spaces funcionais
O gargalo com maior custo foi escolhido com número, não com opinião.
Imagens do trabalho
Levantamento do kickoff — macroprocessos e gargalosMacroprocesso comercial e de operaçãoGargalos identificados e processo nº 1Escopo do projeto — ponto de partidaObjetivos do projeto
Escritório de engenharia

Reformulação da operação em 45 dias

45 dias3 fases de 15 dias

Fundadora no centro de todas as validações e decisões. Objetivo: reduzir o tempo de produção e dar autonomia ao time sem perder o padrão de qualidade.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Diagnóstico e mapeamento AS-IS do macroprocesso da empresa
  • Redesenho TO-BE com indicadores e POPs por atividade
  • Implementação em ferramenta e treinamento da equipe
Ferramenta escolhida só depois do redesenho, como consequência do processo.
Imagens do trabalho
Roteiro de kickoffFluxo do kickoff em quatro fasesPré-kickoff — preparação da extração
Engenharia geotécnica

Sprint comercial em duas semanas

2 semanasSprint Operacional

Processo comercial sem padrão e CRM subutilizado. Escopo fechado e curto para estruturar a área de vendas de um escritório técnico.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Documentos de processo comercial e operacional
  • Dossiê e guia de configuração do CRM, com a hierarquia empresa × negócio resolvida
  • Templates de contrato padronizados e cronograma de implementação
  • Identidade visual dos materiais internos
Imagens do trabalho
POP comercial — pós-venda, campos obrigatórios e regras
Engenharia diagnóstica

Processos comercial e operacional com POPs formais

Processo Vivo

Empresa de inspeção e laudos técnicos que precisava de um caminho único da proposta à entrega do laudo.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Mapeamento dos processos comercial e operacional
  • Estrutura de sistema implementada via integração
  • Documentação formal em POPs
Indústria · comunicação visual

Fábrica de comunicação visual para postos de combustíveis

3 meses12 sprints

Dez colaboradores, três galpões, vinte anos de história e nenhuma camada tática: o PCP não chegava ao chão de fábrica e o padrão documental só funcionava com o dono no meio.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Raio-X e mapeamento AS-IS ponta a ponta, do pedido à instalação
  • Estruturação do PCP e da camada tática entre direção e operação, com macroprocesso do chão de fábrica em BPMN
  • Manual de Gestão Documental: hierarquia por fluxo do pedido, nomenclatura única, numeração de OS e arquivo morto
  • Indicador de conformidade documental com auditoria quinzenal por amostra
  • Manual de Processos online: POPs por setor, macroprocesso da OS em 13 etapas, BPMN, RACI e espelho no ClickUp
  • Implementação em ferramenta e treinamento
Meta de conformidade documental: 80% ao fim da fase 1 e 95% no go-live.
Imagens do trabalho
Macroprocesso do chão de fábrica em BPMN — raias por setor, do pedido à instalação, com o PCP no centroManual de Processos online — setor por setorMacroprocesso da OS em 13 etapasPOP do Comercial — entrada, saída e como executarSetores em padronização com prazoUso do ClickUp — uma lista por setor, espelhando o DrivePOP-01-COM — identificação do documentoPOP-01-COM — objetivo e contextoPOP-01-COM — passo a passo: quando, quem, o que fazer, o que registrar, critério de saída
Varejo · ótica

Da venda à entrega, sem ruído

12 semanas3 fases

Ruído nos handoffs entre comercial, compras e laboratório; prazo prometido ao cliente sem base; diretor interrompido para executar. Comercial, compras e operação no escopo.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Diagnóstico e fluxo AS-IS com pedido-testemunha e linha de base
  • Modelo-alvo do comercial em duas frentes: recepção e qualificação × conversão e operação
  • Macroprocesso TO-BE em BPMN por setor, com handoffs, matriz de responsabilidades e rotinas diárias e semanais
  • POPs descritivos por etapa e estruturação do processo no ERP que a loja já usa
Sem ferramenta nova: o processo foi desenhado para rodar no sistema que a equipe já conhece.
Serviços jurídicos

Escritório de direito de trânsito com tráfego pago

4 mesesSprint semanal

Leads de anúncios caindo direto no WhatsApp, sem separação entre quem prospecta e quem fecha, e sem régua de follow-up. Quatro meses: comercial e pós-venda, operação, administrativo e jurídico, melhoria contínua.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Mapa BPMN TO-BE em raias: SDR, Closer, Bot/Sistema, Administrativo-Financeiro e Jurídico
  • POPs do SDR e do Closer com passo a passo descritivo
  • Matriz RACI com 7 papéis e 21 atividades
  • Definição de alçadas e do ponto de devolução pelo jurídico
Consultoria · estoque e 5S

Estruturação do modelo de negócio de uma consultoria

8 semanas3 pilares

Consultoria de gestão de estoque e 5S que precisava padronizar os próprios entregáveis e executar projetos com método. Modelo de negócio, padronização e execução.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Business Model Canvas e macroprocesso AS-IS/TO-BE
  • SIPOC, fluxograma de decisão por setor e quadro atividade × prazo × entregável
  • Matriz RACI e 14 POPs, um por entregável
  • Framework de arquitetura de processos na ferramenta e treinamento
Vistoria imobiliária

Pipeline operacional da entrada à entrega do laudo

Programa de Governança2 fases

Empresa de vistorias com fluxo de cinco etapas que vivia na cabeça da equipe. Diagnóstico de percepção por área e implementação do processo em sistema.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Diagnóstico de percepção por área e compilado das fases 1 e 2
  • Mapeamento do processo com entradas, atividades e saídas (SIPOC)
  • Estrutura em três spaces: Operacional, Comercial e Administrativo
  • Pipeline kanban com 9 status, do agendamento à entrega
  • Manual de Processos online (MAN-OP-01): 17 capítulos, filtro por função, POPs, indicadores e RACI
  • Dashboard operacional e painel de capacidade produtiva da equipe de inspetores
Imagens do trabalho
Dashboard operacional — vistorias por técnico, por dia, por semana e por mêsPainel de capacidade produtiva — taxa de utilização da equipe e horas por faixa de metragemManual de Processos online — capaMapa de processos em raias com gatewaysMacroprocesso da vistoria em 8 etapasIndicadores embutidos no fluxoMatriz de responsabilidades por funçãoDiagnóstico e redesenho — fases 1 e 2Percepção da equipe por dimensãoOnde a operação travaHoras extras por respondentePercepção da equipe — rotina
Tecnologia · SaaS com IA

Dashboards comercial e operacional para empresa de software

Sprint Operacional

Time de vendas sem ranking e time de implementação com mais de 180 clientes em onboarding e nenhuma visão de etapa. Decisão saía de percepção, não de indicador.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Dashboard comercial com ranking de closers e pipeline em valor
  • Dashboard operacional diário: clientes por etapa, onboarding do dia e tempo médio de entrega
  • Wiki de processos organizada por área: IA, Comercial, Marketing e CS
  • POP do processo comercial, do lead ao contrato
+30% em vendas com visibilidade de funil e decisão por indicador.
Imagens do trabalho
Dashboard comercial — ranking e pipeline em valor
Imobiliária · MCMV

Onboarding institucional e playbook de vendas

Sprint Operacional

Imobiliária focada em financiamento habitacional, com corretores entrando sem material de operação e abordagem diferente a cada atendimento.

Entregáveis

O que foi entregue

  • POP de onboarding institucional em 10 capítulos, de "quem somos" a compliance
  • Playbook de vendas com SPIN Selling e scripts por etapa do CRM
  • POP do SDR com cadência diária de tags e follow-up
  • CRM estruturado e documento de vaga para contratação
Prestadora de serviços

Programa de Governança completo, do Raio-X ao sistema

Programa de Governança

Aplicação integral do método: diagnóstico, macroprocesso e implementação, para uma empresa de serviços que precisava enxergar a cadeia inteira antes de organizar cada área.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Raio-X Operacional com score IMO
  • Mapa de macroprocesso em Entradas → Meios → Saídas, com duas bandas de coordenação
  • Cronograma do projeto em formato Gantt
  • Arquitetura em três spaces: Comercial, Operação e Pós-Venda
Imagens do trabalho
Macroprocesso Comercial → Operação → Pós-venda, com bandas de gestão e controle
Agronegócio · assessoria rural

Processos e POPs de uma assessoria com cinco fazendas

Programa de GovernançaEm andamento

Assessoria de gestão rural que atende cinco fazendas, com rotinas dependentes dos sócios. Diagnóstico, plano de ação em ciclos de 30 dias, macroprocesso de entrada de novo cliente e padronização por POP.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Kickoff e diagnóstico de estratégia e operação com os sócios
  • Plano de ação em ciclos mensais, com cinco frentes e responsáveis
  • Processos e POPs por fazenda e macroprocesso de entrada de novo cliente
  • Matriz RACI dos sócios, PDI da equipe e rotina de reuniões quinzenais por fazenda
  • Trilha de integração do novo colaborador em 5 etapas, como POP interativo com checklist
  • Planilha de capacidade produtiva: aderência do registro, carga por consultor e horas por fazenda
Imagens do trabalho
Planilha de capacidade produtiva — registro, carga por consultor e horas por fazendaTrilha de integração do novo colaborador — POP interativo em 5 etapasPlano de ação do primeiro ciclo — cinco frentesCronograma semana a semanaEscala, ferramenta e visão de cronograma
Transferência de método

Mentoria para consultores de gestão

4 meses16 sessões

Consultores que vendiam horas sem forma e queriam operar com método próprio, escopo definido e precificação sustentada. Dois mentorados em acompanhamento.

Entregáveis

O que foi entregue

  • Dezesseis sessões estruturadas ao longo de quatro meses
  • Framework Master duplicado no Miro para uso na operação do mentorado
  • Condução aplicada das etapas do método nos projetos reais do consultor
  • Acompanhamento semanal dos entregáveis
Resultados medidos

Processo bem desenhado não aparece em apresentação

Aparece no prazo cumprido, no retrabalho que não aconteceu e na margem que ficou. Três resultados quantificados em projetos entregues.

−50%
de atrasos

Mapeamento de macroprocesso: pontos de travamento identificados e responsabilidades definidas por papel ao longo de toda a cadeia.

80→40%
de retrabalho

POP de operação: execução padronizada, com o modo correto documentado e treinado junto à equipe.

+30%
em vendas

Dashboard comercial: visibilidade do funil e decisão baseada em indicador, não em percepção.

Toda empresa tem um processo. A diferença está em quem o controla.
Empresa que enxerga decide. Empresa que não enxerga, reage.

Escada de entregáveis

Do diagnóstico à reestruturação completa

Cada degrau resolve um nível diferente de profundidade. O primeiro passo é sempre o mesmo: enxergar a operação como ela realmente funciona.

01

Raio-X Operacional

Quem precisa enxergar antes de investir

Score IMO de 0 a 100 em cinco dimensões, mapa de gaps com custo estimado em reais e as três ações prioritárias. Torna-se a fase 1 de qualquer projeto seguinte.

Sob escopo
02

Processo Vivo

Quem tem gargalo claro e quer resultado rápido

Um processo crítico transformado em sistema operante: mapa AS-IS e TO-BE, POP e ambiente configurado com entrega assistida.

10 dias úteis
03

Sprint Operacional

Quem precisa de resultado dentro do trimestre

Uma área ou frente crítica, em ciclos semanais com entregas parciais validadas e indicadores da área ao final.

45 a 60 dias
04

Programa de Governança

Quem vai reestruturar a operação

Percurso completo do método na cadeia de valor da empresa: macroprocessos, RACI, POPs das áreas críticas, painel de indicadores e ritual de gestão.

A partir de 60 dias
05

Retainer e auditoria

Quem já implementou e não quer regredir

Auditoria periódica de aderência aos POPs, revisão de indicadores e ajuste do que não se sustentou na prática.

Recorrente
06

Mentoria para consultores

Consultores de gestão

Transferência estruturada do método Vitral em dezesseis sessões, com o Framework Master duplicado para a operação do mentorado.

4 meses
Como começar

Ou a estrutura conduz a operação, ou a operação conduz o dono.

Não existe terceira opção. O primeiro passo é uma conversa para entender o contexto do seu negócio e o que motivou a busca. A partir dela, o diagnóstico mostra o gargalo verdadeiro, o custo que ele gera e a ordem de atacar os problemas.

Fazer o Raio-X Operacional Conversar no WhatsApp
Stefanni Coimbra, engenheira de produção e fundadora da Vitral
Stefanni Coimbra
Quem conduz

Da engenharia de produção à governança da operação

Sou Stefanni Coimbra, engenheira de produção formada pela UTFPR. Foi na graduação que aprendi a enxergar uma empresa como um sistema: entradas, processos, saídas e os pontos onde tudo trava. Essa lente nunca mais saiu de mim.

Levei esse olhar para o mercado e construí minha carreira em multinacional, sempre nas áreas de qualidade, processos e projetos. Ali aprendi, na prática, o que separa uma operação que funciona de uma que apenas sobrevive: padrão documentado, responsabilidade definida por papel, indicador antes da opinião e disciplina de projeto para fazer a mudança acontecer de fato.

Com o tempo, percebi um padrão que se repetia nas empresas com que cruzava, independentemente do porte: o negócio cresce em faturamento, mas não em estrutura, e o dono vira o gargalo da própria operação. Cada pessoa executa do seu jeito, cada erro custa retrabalho e margem que ninguém rastreia.

A Vitral nasceu para resolver isso na ordem certa. Há mais de quatro anos atuo nesse ramo, e hoje conduzo cada projeto pessoalmente, do diagnóstico à implementação, para que a estrutura sobreviva à troca de pessoas e o gestor recupere o controle sobre a própria empresa.

"Nada é impossível."
A frase que me guia desde sempre
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